"Karena itu, perhatikanlah dengan
saksama, bagaimana kamu hidup, janganlah seperti orang bebal, tetapi
seperti orang arif, dan pergunakanlah waktu yang ada, karena hari-hari
ini adalah jahat." Efesus 5:15-16
Seri
kita sedang membahas 'time management' yang lebih tepat disebut sebagai
'self management' karena kita tidak bisa lakukan apa-apa terhadap
waktu, tapi kita bisa dan perlu mengelolah diri kita sendiri untuk
memaksimalkan penggunaan waktu yang tersedia bagi kita. Kita perlu terus
menerus memperbaiki 'time management' kita itu.
Ketika
kita akan melakukan perubahan-perubahan itu, maka penting kita memulai
dengan mempelajari bagaimana selama ini kita telah menggunakan
waktu-waktu kita. Dengan kata lain, kita mengevaluasi penggunaan waktu
kita. Tanpa mengetahui pola-pola penggunaan waktu yang terjadi yang
telah menjadi kebiasaan kita, maka kita tidak bisa dengan efektif
melakukan perubahan-perubahan penggunaan waktu itu.
Kita
bisa melakukan evaluasi penggunaan waktu itu dengan melakukan
pencatatan kegiatan-kegiatan sehari-hari kita selama satu minggu hingga
satu bulan penggunaan waktu kita dalam buku harian khusus. Kita bisa
menggunakan log waktu yang mencatat aktivitas-aktivitas yang kita
kerjakan dari waktu ke waktu, mencatat berapa waktu yang kita gunakan
untuk kegiatan-kegiatan itu, dan memberikan evaluasi seberapa penting
aktivititas itu bagi kita. Kalau kita memiliki pernyataan misi dan visi
pribadi, maka tingkat kepentingan aktivitas itu bisa dikaitkan dengan
pencapaian misi dan visi pribadi kita. Kita bisa gunakan kode-kode antuk
mengklasifikasikan tingkat kepentingan kegiatan itu, misal A berarti
sangat penting, B berarti cukup penting, dan C tidak penting. Untuk
membantu dalam proses analisa, kita bisa berikan catatan-catatan pada
setiap item aktivitas tertentu jika diperlukan.
Kita
amati penggunaan waktu harian kita itu. Apa saja yang telah kita
kerjakan dalam hari-hari kita itu; seberapa sering kita melakukan
berbagai kegiatan tertentu; berapa lama kita telah menggunakan waktu
kita untuk berbagai jenis aktivitas kita. Kita cari pola-pola penggunaan
waktu yang berulang. Kita klasifikasikan penggunaan waktu kita,
misalnya waktu untuk ibadah, olah raga, pemeliharaan diri, belajar,
membaca koran, menonton TV, menggunakan sosial media, bersama keluarga
(istri, anak, orang tua, dsb), bersosialisasi di kantor, bekerja di
kantor/tempat kerja, rapat-rapat, perjalanan, berbelanja, dsb, dsb.
Item-item aktivitas bisa disesuaikan dengan situasi masing-masing
pribadi.
Dari pencatatan dan
tabulasi penggunaan waktu itu, pelajari pola penggunaan waktu kita.
Seberapa sering kita telah melakukan berbagai aktivitas? Berapa banyak
waktu yang kita gunakan untuk berbagai jenis kegiatan. Apakah ketika
kita melakukan berbagai aktivitas yang penting, seperti belajar,
mengerjakan pekerjaan menulis laporan misalnya, dsb telah terjadi
interupsi? Interupsi oleh siapa? Dsb. Dari informasi yang dihasilkan
kita cari dimana kita telah tidak memakai waktu kita dengan tidak
efektif atau seperti yang sebenarnya kita inginkan tapi tidak terjadi
disebabkan situasi dan interupsi-interupsi yang terjadi.
Selanjutnya
kita bisa melakukan desain ulang pola-pola kebiasaan kita itu. Kita
bisa menandai berbagai aktivitas sebagai 'time waster,' pemboros waktu
dan memangkasnya di dalam scheduling kita ke depan. Misalnya, kita bisa
memangkas waktu yang kita gunakan untuk penggunaan sosial media, untuk
merespon internet, untuk sosialisasi, untuk meeting, dsb. Kita perlu
menghindarkan penundaan-penundaan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang
sulit, karena setiap kali kita menunda penyelesaian suatu pekerjaan,
maka jumlah waktu total yang dibutuhkan untuk pekerjaan itu akan
bertambah.
Berbagai aktivitas
mungkin harus kita hentikan sama sekali ketika kita evaluasi suatu
aktivitas tidak memiliki nilai bahkan merusak, misalnya, browsing
video-video yang tidak bermanfaat bahkan tidak baik seperti pornografi.
Dan berbagai pekerjaan bisa didelegasikan kepada tim sehingga kita bisa
mendapatkan waktu tambahan untuk tugas-tugas-tugas yang lebih penting.
Pekerjaan-pekerjaan yang kita delegasikan adalah yang relatif tidak
penting tapi urgen untuk dikerjakan.
Pelajari
dengan teman yang dapat dipercaya/mentor hasil pengamatan waktu Anda
itu. Manusia cenderung bias dengan apa yang dia lakukan dan tidak
menyadari kelemahan-kelemahan time management kita. Orang lain bisa
membantu melihat 'blind spots' kita. Keberanian melibatkan orang lain,
yang kita percaya dan peduli dengan kita, akan sangat membantu kita
dalam melakukan evaluasi penggunaan waktu kita dan mengatur pengembangan
kebiasaan-kebiasaan penggunaan waktu yang baru.
Tuhan memberkati!
